Servicekosten en voorschotten. Als verhuurder en huurder heeft u er alvast mee te maken gehad. Naast een verhuurperiode kent een verhuurovereenkomst namelijk ook servicekosten die vaak vooraf, bovenop de kale huurprijs van de woning, door de huurder betaalt worden. De servicekosten zijn veelal variabel en direct te relateren aan de leefstijl- en gewoonten van de huurder en medebewoners. Onder servicekosten vallen onder andere: onderhouds- en schoonmaakkosten, gas, water- en licht, groen, glas- en rioolverzekering. Anders dan bij de verhuurprijs, waarin de verhuurder aan regels gebonden is, kunnen de servicekosten per bewoners, leverancier, seizoen en daarmee ook per jaar sterk variëren. Door deze variabelen is het voor verhuurders lastig om de servicekosten en de hoogte van de voorschotten goed in te schatten. Daarnaast is het vaak onduidelijk welke kosten als servicekosten doorberekend mogen worden. Daarom gaan wij in dit artikel dieper op de servicekosten- in en omschrijven waar huurders en verhuurders tegenaan kunnen lopen. Omdat de servicekosten per gehuurd object verschillend zijn, beperken wij ons hier tot de servicekosten van een woonruimte.
Hoe worden de servicekosten en voorschotten bepaald
Onder servicekosten vallen kosten die direct verband houden met het bewonen van een ruimte. Het zijn daarom kosten die door de verhuurder, in de vorm van voorschotten, aan de huurder doorberekend mogen worden. Omdat deze kosten sterk variëren en de voorschotten geen werkelijke kosten zijn, is de verhuurder verplicht om de servicekosten te specificeren en in de verhuurovereenkomst op te nemen. Deze verplichting maakt het voor huurders mogelijk om de hoogte van de werkelijke kosten na te berekenen en te veel betaalde voorschotten terug te vorderen. Als verhuurder doet u er daarom goed aan om de servicekosten en de hoogte van de voorschotten aan de hand van een kostenberekening te bepalen.
Door met een kostenberekening de werkelijke kosten van het voorgaande jaar te berekenen, kan er een schatting voor de voorschotten worden gemaakt. De schatting kan naar aanleiding van het gebruik of veranderingen binnen de huishouding naar boven of naar beneden worden bijgesteld. Voor het bepalen van de voorschotten kan op basis van de volgende gegevens een kostenberekening worden gemaakt:
- Water, gas- en elektriciteitsverbruik vanaf betrekking van de woonruimte.
- Kosten voor verlichting- en schoonmaken van gemeenschappelijke ruimten.
- Verzekeringskosten voor riool, glas, inbraak, brand- en waterschade.
- Kabeltelevisie, Internet- en telefoonaansluiting.
- Onderhoud voor de groenvoorziening.
- Onderhoud van geiser, boiler en schoorsteen.
- Gemeentelijke heffingen, vuilafvoer, reinigings- en zuiveringsrecht.
- Onroerende zaakbelasting- en BTW over door derden uitgevoerde werkzaamheden.
- Administratiekosten voor de eindafrekening.
Buiten bovenstaande kosten kunnen er andere kosten in rekening worden gebracht. Belangrijk hierbij is om dit vooraf te bespreken. Te denken valt aan de kosten voor een huismeester of schoonmaakster die werkzaamheden verrichten die de huurder zelf niet wil doen. Om eventuele misverstanden te voorkomen is het aan te raden om geen kosten door te berekenen, die niet onder de servicekosten mogen vallen.
Wat mag niet als servicekosten worden berekend
Om eventuele misverstanden te voorkomen is het belangrijk om geen kosten in de voorschotten op te nemen die niet doorberekend mogen worden. Kosten die al in de verhuurprijs zijn opgenomen, mogen niet opnieuw via de servicekosten worden doorberekend. Het is daarom van belang om te weten welke zaken geen onderdeel van de servicekosten mogen vormen en onder verhuurdersonderhoud vallen. Te denken valt dan ook kosten voor:
- Het aanleggen van gemeenschappelijke voorzieningen, waaronder: groen, speeltuin- en/of zitplaatsen.
- Parkeerplaatsen en bestrating die openbaar toegankelijk zijn.
- Door vernieling aangebrachte schade aan de gemeenschappelijke ruimte.
- Levert en beheerd de verhuurder de centrale antenne aansluiting, dan mogen hier geen servicekosten voor worden doorberekend.
- Premie voor de opstalverzekering.
- Het eigenaarsdeel van de onroerende zaakbelasting- en rioolrecht.
- Beheer- en administratiekosten voor de woonruimte zelf, voor het leveren van diensten mag dit wel.
- Kosten voor groot onderhoud aan centrale verwarming installatie, lift, stortkoker en andere installaties.
Nadat alle te berekenen servicekosten inzichtelijk zijn gemaakt, kan de hoogte van de voorschotten worden bepaald. Aan het einde van het kalenderjaar worden de voorschotten en werkelijke kosten in de eindafrekening gespecificeerd.
De eindafrekening
Verhuurders zijn verplicht om aan het einde van het kalenderjaar, voor 30 juni, alle gemaakte servicekosten in de eindafrekening te specifiëren en aan de huurder te overhandigen. Om aan de termijn van het kalenderjaar te voldoen, wordt er vanaf het ingangsdatum van het contract berekend. Dat wil zeggen dat als een huurcontract op 1 januari ingaat, de eindafrekening op 1 januari van het daaropvolgend jaar plaatsvindt.
In de eindafrekening zijn alle gemaakte servicekosten en verrekening van de voorschotten te zien. Nadat in de eindafrekening alle gemaakte kosten in beeld zijn gebracht, kan er een verschil met de voorschotten ontstaan. Er kan te veel of juist te weinig zijn betaald. De verhuurder is verplicht het te veel betaald bedrag terug te storten. Heeft een huurder meer dan de voorschotten verbruikt, dan zal de verhuurder het bedrag incasseren en op basis van het werkelijke verbruik de nieuwe voorschotten bepalen.
Als na de eindafrekening blijkt dat huurder en verhuurder het niet met de hoogte van de servicekosten eens zijn, dan kan er een procedure bij de huurcommissie worden gestart. Tijdens de procedure wordt er niet alleen naar de hoogte van de servicekosten en voorschotten gekeken, maar ook naar de kosten die er zijn opgenomen. De huurcommissie kan besluiten dat er kosten zijn opgenomen die niet als servicekosten gezien mogen worden of dat er te veel is betaald. In dit geval zal de huurder de onterecht in rekening gebrachte kosten verhalen. Met als gevolg een financieel conflict. Voor verhuurder is het daarom belangrijk om alle gemaakte servicekosten en berekening ervan zo inzichtelijk mogelijk te maken.
Zelf regelen of laten doen
Wie zijn woning tijdelijk wilt verhuren heeft al snel met verschillende partijen en administratieve zaken te maken. Enerzijds moet de woning tegen een aantrekkelijk prijs worden aangeboden, met een verhuurovereenkomst waarin de verhuurprijs en servicekosten in zijn opgenomen. Anderzijds moet er een betrouwbare huurder worden gevonden. Daarnaast moet de woning ook beheerd worden. Bij het verhuren van een woning komen veel zaken bij kijken die tijd, markt- en juridische kennis vergen. Veel huiseigenaren hebben hier geen ervaring mee. Wellicht geldt dit ook voor u.
Daarom helpt HBhousing u met het zorgeloos verhuren van uw woning. Als verhuurmakelaar beschikken wij over alle benodigde kennis om uw woning te verhuren. Of het nu om het bepalen van de verhuurprijs- en servicekosten, het opstellen van de overeenkomst, het vinden en screenen van huurders, het technisch, commercieel of administratief beheer gaat, met HBhousing is alles vakkundig geregeld.
Neem voor meer informatie over het zorgeloos verhuren van uw woning contact met onze verhuurmakelaars op.
